Справка

1. Как начать пользоваться приложением

Чтобы начать работу с системой ToDoPro, необходимо оставить заявку на подключение на нашем сайте todopro.ru.

После получения заявки наш менеджер создаст аккаунт на указанную почту и отправит на нее доступы для входа.

Каждому новому клиенту предоставляется бесплатный тестовый период — 30 дней.

Мы проводим персональные консультации по настройке системы. Покажем, как выстроить задачи, чек-листы и контроль сотрудников именно под ваши процессы. Это бесплатно. Запишитесь на демо-встречу

Игорь Яньшин, основатель сервиса TODOPRO

2. Вход в приложение

Для входа в приложение используйте:

• электронную почту, указанную при регистрации;
• пароль, созданный нашим менеджером при открытии аккаунта.

Введите эти данные на экране входа и нажмите «Войти».

3. Изменение пароля

Пароль можно изменить в личном профиле пользователя в любой момент.

Для этого:

1. Откройте Меню.
2. Нажмите «Мой профиль».



3. Нажмите значок редактирования в правом верхнем углу.



4. В разделе «Безопасность» укажите новый пароль и повторите его.
5. Нажмите «Сохранить изменения».

После сохранения вход в приложение будет выполняться с использованием нового пароля.

1. Редактирование данных профиля

После регистрации вы можете отредактировать данные пользователя и заполнить недостающие поля.

Откройте нижнюю панель навигации и нажмите «Меню».

В верхней части экрана нажмите «Мой профиль».

Откроется экран «Профиль пользователя». Нажмите на иконку редактирования в правом верхнем углу.

Откроется экран «Изменить данные».

1. Название организации

В нижней панели навигации нажмите «Меню».

В списке разделов выберите «Организация»
Откроется экран «Настройки организации».

2. Изменение названия

В верхней части экрана отображается название компании.

Чтобы изменить название:

Нажмите на иконку редактирования в правом верхнем углу.

Откроется экран «Редактировать».

В поле «Название компании»* укажите название сети и нажмите «Сохранить».

1. Настройка локаций

В нижней панели навигации нажмите «Меню».

Выберите «Организация».

В разделе «Настройки организации» откройте блок «Локации».

2. Создание новой локации

В блоке «Локации» нажмите кнопку «+».

Откроется окно «Локация».

В поле названия укажите название локации.

Нажмите «Сохранить изменения»

Название локации используется:

• при создании и фильтрации задач
• в отчетах и в отчетах AI ассистента

Рекомендуется указывать:

• адрес (например: Самара — Льва Толстого 123)
  или
• внутреннее название точки, если оно используется в сети.

Название должно быть понятным для дальнейшей фильтрации и работы с отчетами.

В окне «Локация» выберите «Часовой пояс».

Часовой пояс необходимо задать для каждой локации.

По выбранному часовому поясу будут создаваться запланированные задачи для данной локации.

В окне «Локация» доступно поле «Ответственные».

Здесь можно добавить сотрудников, если они уже созданы в системе.

Рекомендуемый порядок настройки:

1. Создать локации.
2. Добавить сотрудников.
3. Назначить сотрудников на соответствующие локации.

3. Редактирование и удаление локации

В разделе «Локации» нажмите на три точки напротив нужной локации.

Выберите редактирование или удаление локации.

Локацию можно удалить в любой момент.

Внесите изменения и нажмите «Сохранить изменения».

1. Добавление команды

В нижней панели навигации нажмите «Меню».

В списке разделов выберите «Команда».

Откроется экран «Команда».

2. Добавление сотрудника

На экране «Команда» нажмите кнопку «+» в правом верхнем углу..

Откроется экран «Добавить пользователя».

Заполните обязательные поля:

• Локации
• Имя*
• Фамилия*
• Должность*
• Почта*

В поле «Локации» выберите одну или несколько локаций.

Нажмите «Добавить».

На указанную электронную почту пользователю придут авторизационные данные для входа в ваше пространство.

3. Изменение прав

Чтобы изменить права сотрудника, на экране «Команда» нажмите на сотрудника или нажмите на три точки напротив сотрудника и выберите «Редактировать».

В режиме редактирования можно назначить роль:

• Администратор
• Сотрудник

Администратор имеет доступ к настройкам организации, локациям, управлению командой, изменению ролей сотрудников, шаблонам, разделу «Отчеты» и AI-ассистенту.

Сотрудник работает в рамках назначенных локаций и имеет доступ к разделу «Дела» для выполнения задач.

После изменения роли сохраните изменения.

4. Смена пароля

Чтобы изменить пароль сотрудника, на экране «Команда» нажмите на сотрудника или нажмите на три точки напротив сотрудника и выберите «Редактировать».

В режиме редактирования перейдите в раздел изменения пароля, укажите новый пароль и сохраните изменения.

5. Увольнение, восстановление и фильтрация сотрудников

В списке сотрудников нажмите на три точки напротив нужного пользователя.

Выберите «Уволить», чтобы переместить сотрудника во вкладку «Уволенные».

Для восстановления перейдите во вкладку «Уволенные», нажмите на три точки напротив сотрудника и выберите «Восстановить».

В разделе «Команда» доступны вкладки:

• Все
• Активные
• Уволенные

Используйте вкладки для фильтрации списка сотрудников.

6. Поиск сотрудника

В разделе «Команда» доступен поиск по сотрудникам.

Чтобы открыть поле поиска, выполните свайп вниз по экрану.

В верхней части экрана появится поле «Поиск…».

Введите имя, фамилию или почту сотрудника для быстрого поиска.

1. Создание шаблона чек-листа

Откройте нижнюю панель навигации и нажмите «Меню».
Перейдите в раздел «Шаблоны чек-листов».

В этом разделе создаются и настраиваются чек-листы, которые используются для постановки задач сотрудникам.

Перейдите в раздел «Шаблоны чек-листов».
Нажмите кнопку «+» в правом верхнем углу.

Откроется экран создания шаблона.

Заполните обязательное поле:

Название шаблона*

В поле «Описание шаблона» кратко укажите, для чего предназначен чек-лист и в каких случаях он используется.
Максимальная длина — 150 символов.

Нажмите «Сохранить изменения».

2. Добавление пунктов в чек-лист

Откройте нужный шаблон.
В блоке «Чек-лист» нажмите кнопку «+».

Введите название пункта в поле «Название пункта*».
Нажмите «Сохранить изменения».

Пункты добавляются по одному. Количество пунктов не ограничено.

3. Редактирование шаблона

В списке шаблонов нажмите на три точки напротив нужного шаблона.
Выберите «Редактировать».

Вы можете изменить:

• название шаблона;
• описание шаблона.

После внесения изменений нажмите «Сохранить изменения».

4. Редактирование пунктов чек-листа

Откройте шаблон.
Нажмите на три точки напротив нужного пункта.

Вы можете:

• изменить название пункта;
• удалить пункт.

После редактирования сохраните изменения.

5. Изменение порядка пунктов

Внутри шаблона удерживайте значок перемещения слева от пункта и перетащите его вверх или вниз.

Последовательность пунктов можно менять в любой момент.

6. Копирование и удаление шаблона

В списке шаблонов нажмите на три точки напротив нужного шаблона.

Доступны действия:

• «Редактировать»
• «Скопировать»
• «Удалить»

1. Создание тега

Откройте нижнюю панель навигации и нажмите «Меню».
Перейдите в раздел «Теги».

В этом разделе создаются и настраиваются теги, которые используются для систематизации задач.

Теги применяются для фильтрации задач и формирования отчетов.

Перейдите в раздел «Теги».
Нажмите кнопку «+» в правом верхнем углу.

Откроется экран «Создать новый тег».

Заполните обязательное поле:

Название тега*

Нажмите «Сохранить изменения».

2. Редактирование тега и удаление

В разделе «Теги» нажмите на три точки напротив нужного тега.
Выберите «Редактировать».

Измените название тега и нажмите «Сохранить изменения».

В разделе «Теги» нажмите на три точки напротив нужного тега.
Выберите «Удалить».

3. По какой логике создавать теги

Теги рекомендуется создавать по понятной и единой логике.

Можно использовать следующие принципы:

• по зонам: «Кухня», «Ресторан», «Мойка», «Горячий цех»;
• по типу задач: «Администрирование», «Инвентаризация», «Обучение»;
• по процессам: «Открытие смены», «Закрытие смены», «Проверка»;
• по подразделениям или направлениям.

Теги должны помогать быстро фильтровать задачи и формировать отчеты по нужной категории.

1. Текущий тариф

В нижней панели навигации нажмите «Меню».

В списке разделов выберите «Биллинг».

В разделе «Биллинг» отображается информация о текущем подключённом тарифе и доступных ресурсах вашего аккаунта:

• название текущего тарифа;
• дисковую квоту — объём доступного хранилища для файлов и отчётов;
• AI-токены — доступный объём использования AI-ассистента;
• количество пользователей, подключённых к системе;
• число локаций, добавленных в аккаунт;
• срок действия тарифа.

Это позволяет администраторам контролировать использование ресурсов и заранее планировать продление тарифа.

Перед окончанием срока действия тарифа на зарегистрированную электронную почту компании автоматически отправляется письмо-напоминание.

Это позволяет заранее продлить тариф и избежать остановки работы системы.

2. Оплата тарифа

Оплата и подключение тарифов выполняется через сайт сервиса todopro.ru.

Чтобы подключить или изменить тариф:

1. Перейдите на страницу тарифов:
   todopro.ru/tariff-plans
2. Оставьте заявку на нужный тариф.
3. Наш менеджер свяжется с вами, уточнит детали и выставит счёт для оплаты.

Откройте нижнее меню приложения и перейдите:

Меню → Настройки.

В этом разделе пользователь может управлять базовыми параметрами работы приложения и уведомлениями.

• Очистить память

Позволяет удалить временные файлы приложения, накопленные при работе с фотографиями, видео и другими материалами.

• Уведомления

В разделе можно управлять получением уведомлений о задачах и событиях системы./p>

Доступны два типа уведомлений:

1. Уведомления внутри приложения (колокольчик в верхнем меню)
   Позволяют получать уведомления непосредственно в интерфейсе приложения.
2. Push-уведомления
   Позволяют получать уведомления на устройство даже тогда, когда приложение закрыто.

Переключатели позволяют включать или отключать нужный тип уведомлений.

• Параметры медиафайлов

Здесь можно настроить качество загружаемых медиафайлов.

При необходимости качество можно изменить, чтобы уменьшить размер загружаемых файлов и сократить объём используемого хранилища.

1. Создание заметки

Откройте нижнюю панель навигации и нажмите «Меню».

Перейдите в раздел «База знаний».

База знаний может использоваться для:

• хранения стандартов работы;
• описания акций и специальных предложений;
• регламентов открытия и закрытия смены;
• инструкций по работе с оборудованием;
• скриптов общения с гостями;
• чек-листов в текстовом формате;
• обучающих материалов для новых сотрудников;
• контактов поставщиков и подрядчиков.

Перейдите в раздел «База знаний».
Нажмите кнопку «+» в правом верхнем углу.

Откроется экран «Создать».

Заполните обязательное поле:

Название заметки*

В поле ниже введите текст заметки.

Нажмите «Сохранить».

2. Редактирование и удаление

В разделе «База знаний» нажмите на три точки напротив нужной заметки.

В открывшемся меню выберите:

• «Редактировать» — чтобы внести изменения. После внесения изменений нажмите «Сохранить».
• «Удалить» — чтобы удалить заметку из системы.

1. Структура раздела

В нижней панели навигации нажмите «Дела».

В разделе отображаются:

• задачи со статусом «Надо сделать»;
• выполненные задачи «Сделано»;
• повторяющиеся задачи — они отмечаются специальным значком повторения 🔁 рядом с датой;
• срочные задачи — отмечаются значком 🔥 в карточке задачи.

2. Поиск по задачам

В разделе «Дела» доступен поиск по задачам.

Чтобы открыть строку поиска, выполните свайп вниз на экране со списком задач.
В верхней части экрана появится поле «Поиск…».

В поиске можно вводить название задачи или его часть.
Система отобразит задачи, соответствующие запросу.

Поиск помогает быстро найти нужную задачу при большом количестве дел в списке.

Дела можно фильтровать:

• локации;
• периоду;
• постановщику;
• ответственному;
• тегам;
• статусу.

3. Создание нового дела

Перейдите в раздел «Дела».
Нажмите кнопку «+» в правом верхнем углу.

Откроется экран «Создать новое дело».

Заполните обязательные поля:

• Название дела

Укажите краткое и понятное название задачи.

Название должно отражать суть действия, например:

«Проверка зала перед открытием» или «Инвентаризация склада».

• Локация

Выберите локацию, к которой относится задача.

Задача будет назначена и отображаться в рамках выбранной точки.

• Ответственный

Выберите сотрудника, который будет выполнять задачу.

Именно этот пользователь получит задачу в раздел «Дела».

• Описание дела*

Подробно опишите, что необходимо сделать.
В описании рекомендуется указать конкретные требования, критерии выполнения и дополнительные условия.

При создании задачи также можно:

• Установить дедлайн
  Выбрать дату и точное время выполнения задачи.
  После наступления указанного времени задача будет считаться просроченной, если не выполнена.
• Добавить теги
  Назначить один или несколько тегов.
  Теги используются для дальнейшей фильтрации задач и формирования отчетов.

Раздел «Дела» позволяет не просто поставить поручение, а гибко настроить формат контроля под конкретную бизнес-ситуацию: операционные проверки, регламентные процессы, разовые поручения или системный контроль качества.

При создании задачи можно:

• Настроить повторение — ежедневно, еженедельно, ежемесячно, по рабочим дням или по графику сотрудника. Это позволяет автоматизировать регулярные процессы.

• Прикрепить чек-лист из шаблонов — стандартизировать выполнение задачи и обеспечить единый формат контроля.
• Добавить аудио, видео, фото — если требуется подтверждение выполнения.
• Включить «Срочная задача» 🔥 — визуально выделяет приоритетные задачи в общем списке.
• Включить «Обязательный отчёт» — сотрудник не сможет завершить задачу без подтверждения.
• Включить «Загрузка медиа только с камеры» — исключает прикрепление старых файлов из галереи.
• Включить «Обязательный комментарий исполнителя» — фиксирует пояснения по выполнению.

Такая настройка позволяет адаптировать задачу под уровень контроля: от простого поручения до строгой регламентированной проверки с обязательной фотофиксацией и отчётностью.

При создании дела вы можете:

1. Добавить готовый чек-лист из шаблонов

Вы можете выбрать ранее созданный шаблон чек-листа в разделе «Шаблоны чек-листов».

Шаблоны можно:

• создать самостоятельно;
• загрузить с нашей помощью бесплатно при настройке системы.

После выбора шаблона все пункты автоматически добавляются в задачу.

2. Добавить пункты вручную

Если задача нестандартная, вы можете:

• создать чек-лист прямо внутри задачи;
• добавить необходимые пункты вручную.

4. Контроль выполнения дела

Система автоматически контролирует выполнение требований задачи.

Если при закрытии задачи сотрудник не выполнил обязательные условия, приложение покажет уведомление с перечнем действий, которые необходимо завершить.

Например, система может потребовать:

• завершить чек-лист;
• прикрепить отчёт;
• добавить комментарий исполнителя.

Пока все обязательные условия не выполнены, закрыть задачу будет невозможно.

Такой механизм позволяет исключить формальное закрытие задач и обеспечивает полноценный контроль выполнения.

5. Копирование дела

Если необходимо создать несколько одинаковых задач — например, для разных сотрудников или для разных локаций, можно воспользоваться функцией копирования.

Для этого:

1. Откройте нужную задачу.
2. Нажмите на три точки в правом верхнем углу.
3. Выберите пункт «Скопировать».

После копирования откроется новая задача с теми же параметрами.
В ней можно изменить ответственного сотрудника, локацию, дату или другие параметры, не создавая задачу заново.

Это удобно, когда одну и ту же задачу необходимо назначить нескольким сотрудникам или сразу на несколько локаций.

1. Как устроен раздел

Откройте нижнее меню приложения и нажмите «Отчёты».

Раздел доступен только пользователям с правами администратора.

Раздел «Отчёты» отображает все выполненные задачи сотрудников в формате ленты, похожей на социальные сети.
Такой формат позволяет быстро просматривать результаты работы команды и контролировать выполнение задач.

Каждый отчёт содержит:

• название задачи;
• дату и время выполнения;
• локацию;
• сотрудника, который выполнил задачу;
• прикреплённые фотографии.

Это позволяет руководителю быстро оценить результат выполнения задачи без необходимости открывать дополнительные разделы.

В каждом отчёте администратор может оставить комментарий.

Комментарий используется для:

• обратной связи сотруднику;
• указания на ошибки или недочёты;
• уточнений по выполненной задаче.

Комментарий можно добавить прямо из ленты отчётов в поле «Введите комментарий» под фотографиями отчёта.

2. Фильтрация отчётов

Для удобной работы с большим количеством отчётов доступна система фильтров.

Можно отфильтровать отчёты по следующим параметрам:

• Локации — чтобы посмотреть отчёты конкретной точки;
• Период — выбрать нужные даты;
• Ответственные — посмотреть отчёты конкретного сотрудника;
• Теги — отобрать отчёты по типу задач.

После выбора параметров нажмите «Применить фильтр», чтобы увидеть только нужные отчёты.
Кнопка «Сбросить фильтр» возвращает отображение всех отчётов.

1.Как работает AI-ассистент

В нижнем меню приложения нажмите «AI ассистент».

Доступ к разделу имеют только пользователи с ролью Администратор.

AI-ассистент — это умный помощник по контролю качества.
Он анализирует отчёты сотрудников, находит нарушения, проверяет соответствие стандартам и помогает быстро получить управленческую аналитику.

AI-ассистент помогает:

• анализирует проверки по локациям;
• оценивает качество работы исполнителей;
• проверяет, почему задача была отклонена;
• выявляет дефекты и системные ошибки;
• определяет признаки формального или некачественного выполнения задач;
• формирует управленческие выводы на основе данных.

При анализе он:

• сопоставляет требования чек-листа с фактическим отчётом;
• анализирует фотоотчёты;
• учитывает статус задачи (Одобрено / Отклонено);
• использует итоговый балл (0–100) для оценки профессиональности;
• выявляет конкретные нарушения и несоответствия;
• строго проверяет соответствие локации, исполнителя и даты;
• не объединяет данные разных сотрудников или объектов без точного совпадения;
• объективно оценивает качество выполнения работ.

Ассистент работает только на основе данных системы и формирует профессиональный, аналитический ответ.

2. Быстрые команды AI-ассистента

В разделе доступны быстрые команды для мгновенного получения аналитики. Они помогают получить ключевую информацию без ручного формулирования запроса.

• Отклонения
  Показывает задачи со статусом «Отклонено», причины отказов и выявленные нарушения.
• На что обратить внимание
  Выявляет проблемные зоны: повторяющиеся дефекты, снижение баллов, системные ошибки по локации или сотруднику.
• Инсайты
  Формирует краткие аналитические выводы: тенденции, слабые места, изменения качества работы.
• О чём забывают
  Определяет пункты чек-листов или требования, которые сотрудники чаще всего не выполняют или игнорируют.

Быстрые команды позволяют руководителю получать управленческую аналитику в один клик.

Вы можете заказать настройку кабинета под ключ: создадим персональные быстрые команды и настроим индивидуальные промты для оценки, чтобы AI-ассистент формировал аналитику и отчёты именно под задачи вашей сети.

Игорь Яньшин, основатель сервиса TODOPRO